Il Legal Design applicato al GDPR: nuovi format, nuovi linguaggi

Cos’è il legal design?

«Legal design» non è una terminologia facile da comprendere per noi italiani. Per certi versi è una espressione ingannevole.

Come si fa il Legal Design?

In pratica il legal designer deve avere la stessa attitudine curiosa e non condizionata che può avere un bambino che smonta un giocattolo per capire come funziona e per rimontarlo in modo che funzioni anche meglio.

Perché occorre utilizzare il legal design?

  1. Per aver clienti più soddisfatti
    I clienti apprezzeranno legali che si sforzano di mettersi nei loro panni, di pensare a ciò di cui hanno bisogno e di fornire loro qualcosa di reale valore. La pratica del design legale migliora anche il rapporto con il cliente. Ascoltare i clienti, coinvolgere e collaborare con loro per fornire soluzioni su misura aumenterà la fiducia, l’empatia e la comprensione.
  2. Per migliorare la comprensione delle regole
    Se viene presentato un prodotto legale più chiaro e coinvolgente (ad esempio un contratto), gli utenti saranno più sicuri dei loro diritti e dei loro obblighi. Questa maggiore comprensione e impegno legale porterà probabilmente a una maggiore conformità, meno controversie e tempi di negoziazione più brevi. Perché occorre utilizzare il legal design?
  3. Per promuovere l’innovazione e creare valore
    Spesso ci sono persone con fantastiche intuizioni e idee per migliorare.
    Il legal design offre a queste persone una piattaforma per pensare in modo creativo e sbloccare idee e potenzialità all’interno delle organizzazioni, creando nuove opportunità di guadagno ed efficienza.
    Il legal design aiuta a ripensare l’esistente per individuare modi completamente nuovi di fare le cose o adeguamenti ai servizi esistenti.
    Per i team legali interni, questo può essere un fattore di cambiamento; possono diventare facilitatori, innovatori e creatori di valore all’interno della loro organizzazione, invece di un blocco stradale o un costo aziendale.

Ci sono leggi che invitano ad usare il legal design?

La legge comincia a richiedere di adottare l’approccio del legal design.

  • Il Codice del Processo Amministrativo, all’art. 3, prevede per le parti e per il giudice un dovere di sinteticità e chiarezza nella redazione degli atti, e all’art. 13- ter fissa dei “limiti dimensionali” per i ricorsi e gli atti difensivi;
  • Il Considerando 54 del GDPR afferma che “(…) qualsiasi informazione e comunicazione dovrebbe utilizzare un linguaggio semplice e chiaro che un minore possa capire facilmente”; Ci sono leggi che invitano ad usare il legal design?
  • L’articolo 23 della Direttiva (UE) 2016/97 in tema di prodotti assicurativi “Tutte le informazioni da fornire a norma degli articoli 18, 19, 20 e 29 sono comunicate ai clienti: […] in un modo chiaro e preciso che sia comprensibile per il cliente”.
  • I numerosi regolamenti IVASS (ad esempio il regolamento 40 ed il 41 del 2018 aggiornati dal provvedimento n. 97 del 2020 prevedono la necessità che siano usate forme di infografica standardizzata (i cosiddetti DIP) che permettano agli assicurati di ricevere informazioni chiare e comprensibili
  • Le Linee guida per i contratti chiari e trasparenti realizzate sempre in ambito assicurativo da IVASS.

Come cambia l’informativa Privacy applicando il legal design?

Cosa deve contenere secondo l’attuale Codice Privacy (art. 13 Dlgs 196/2003)?

Secondo il Codice l’informativa deve indicare, sinteticamente e in modo colloquiale:

  • l’eventuale obbligo a fornire i dati
  • quali sono le conseguenze se i dati non vengono forniti
  • a chi possono essere comunicati o diffusi i dati
  • quali sono i diritti riconosciuti all’interessato
  • chi sono il titolare e l’eventuale responsabile del trattamento e dove sono raggiungibili (indirizzo, telefono, fax, ecc.)

Nel nuovo Regolamento EU 679/2016 (artt. 13 e 14) sono previsti ulteriori elementi.

Il contenuto ricalca quanto già previsto dal Codice italiano, ma sono richiesti ulteriori dettagli ed evidenze, oltre a qualche novità:

  • Base giuridica del trattamento (+legittimo interesse)
  • Trasferimento dei dati a un Paese terzo… strumenti utilizzati
  • Periodo di conservazione… o i criteri per determinarlo
  • Tutti i diritti… tra cui il diritto alla portabilità…
  • …e il diritto di proporre reclamo ad un’autorità di controllo
  • Se si fa profilazione, anche informazioni sulla logica utilizzata, importanza e conseguenze previste del trattamento per l’interessato

I nuovi modelli di informativa Privacy

Si dovrebbe tener conto che:

  • L’informativa può essere trasmessa nei media più diversificati (cartacei; web e mobile; messaggi di testo; telefonici) e va tenuto in debito conto lo spazio utilizzabile, la leggibilità, l’estensione, la possibilità effettiva di collegare le informazioni.
  • Non solo testi più diretti e meno «tecnici»: in funzione del target a cui è destinata si dovrebbe fare il massimo sforzo per facilitare la migliore comprensione anche a particolari categorie (es. minori, età avanzate, soggetti con disabilità visive…).
  • Utilizzare linguaggi anche diversificati e più adeguati al contesto di oggi, funzionali al coinvolgimento e ad una comprensione «rapida».
  • Occorre disabituarci all’idea che l’Informativa sia un passaggio di «somministrazione una-tantum» (es. limitata al momento della raccolta): pensare ad un sistema che possa dispensare, lungo il ciclo di vita del rapporto con l’interessato, pillole di informativa che ricordino i fatti salienti dei trattamenti in corso.

Come realizzare questo nuovo disegno? Vi sono linee guida a supporto del nuovo approccio?

Le tre tappe della tutela dei dati personali:

  • La «Guida all’applicazione del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali» del Garante italiano contiene un capitolo dedicato all’informativa.
  1. Offrire la possibilità di accedere ad un’Informativa di “secondo livello”, dove sono presentate informazioni di dettaglio, in un’area apposita più adeguata per un approfondimento, con utilizzo di un linguaggio chiaro e comprensibile, possibilmente in versione stampabile e/o pronta da archiviare.

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